Les 5 missions du Contract Manager

Par Myriam Ullmann

On me demande souvent en quoi consiste mon métier. Or, expliquer les actions quotidiennes d’un contract manager en 2min30 est une véritable gageure. 

Si je devais résumer succinctement la fonction telle que j’ai pu la pratiquer en phase réalisation sur de grands projets industriels ou parapétroliers, je retiendrais les 5 missions suivantes, que je partage avec vous ici. Je serai ravie de recevoir vos retours de pairs et d’experts :

  • Expliciter le contrat passé avec le client aux membres de l’équipe Projet, issus de tous métiers techniques, ou du contrôle de projet, durant une revue de contrat préparée par le contract manager. 

L’objectif est de donner un peu de longueur de vue à l’équipe en partageant les problématiques clés du contrat (risques/opportunités contractuels). Ainsi chaque opérationnel pourra mettre ses problématiques métiers en perspective et connaître les modes d’action contractuels qui peuvent exister. 

Par exemple, le service piping risque de dépenser des heures à attendre certaines données d’entrée client mais il sait désormais qu’il a l’opportunité d’alerter le client en cas de non-respect de ses obligations contractuelles, pour le pousser à agir et limiter ce temps de latence.

  • Conseiller les chefs de projet dans leurs choix stratégiques : 

Le principe est d’identifier les conséquences contractuelles et financières des différentes alternatives opérationnelles possibles. Le support d’analyse du contract manager aidera le chef de projet à faire un choix éclairé. Le chef de projet conserve la responsabilité de la décision opérationnelle, mais il appréciera en général la longueur de champ que l’analyse contractuelle lui apportera, en lui permettant notamment de prioriser certaines options par rapport à d’autres.

  • Harmoniser la communication envers le client :

Il s’agit là de prêter sa plume au chef de projet et de lui permettre ainsi d’exprimer au mieux ses décisions et positions au client, principalement dans ses communications écrites formelles. Mais aussi d’harmoniser les divers échanges entre les équipes projet, en effectuant un rôle de filtre, une relecture critique et éclairée des problématiques mises en avant par les différents membres de l’équipe Projet. L’idée est que tous les éléments de communication émis vers le Client (ex : reporting/correspondance officielle / compte-rendu de réunions) soient clairs, homogènes et alignés sur une même ligne de communication.

  • Assurer la gestion des variations au cahier des charges :

Cette tâche, qui occupe bien souvent la majeure partie du temps du contract manager, se décompose à mes yeux en différentes étapes : 

– Identifier les variations de cahier des charges, grâce à un échange régulier avec les disciplines techniques, qui vont l’informer des évolutions de design provenant de demandes – souvent informelles – du client (par exemple: surélever le plancher ici, changer de grade d’acier sur tel équipement).

 – Coordonner le chiffrage des impacts, et la rédaction des demandes de modification pour la réalisation des activités en variation, en couvrant tous les aspects contractuels, risques, délai de réalisation etc.

  • Les défendre auprès du client, avec l’appui des opérationnels experts le cas échéant.
  • Veiller à la bonne administration des documents afférents au contrat :                                                Ceci inclut bien sûr la supervision de l’archivage et de la distribution aux membres de l’équipe du contrat lui-même, des avenants et fiches de modification, mais aussi l’administration des certificats d’assurances mis à jour annuellement, et des délégations de signature le cas échéant.

Et vous, quelles seraient les 5 missions que vous retiendriez si vous deviez résumer votre vision du métier de contract manager ?

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6 réponses à Les 5 missions du Contract Manager

  1. Herberstein dit :

    – Garantir la satisfaction du client
    – Assurer le respect des engagements de services
    – Garantir la rentabilité des contrats
    – Initier les contrats.
    – Développer les prestations de services en réalisant les avenants associés

  2. Chantal Catzeflis dit :

    Félicitations car non seulement c’est parfaitement clair mais surtout on sent l’expérience terrain qui transpire. Dans ce domaine, cette dimension la aussi est capitale. C’est pourquoi je n’ai jamais compris pourquoi certains managers n’ont pas pu intégrer cette spécialité dans leur conduite de projet et d’équipe ! A mon sens ils auront toujours perdu une opportunité de rendre leur démarche opportune ! Ils peuvent peut être se permettre ce luxe.

  3. vincent leclerc dit :

    c’est effectivement l’exercice de l’elevator pitch que nous devons pratiquer presque tous les jours…bon il y a d’autres moyens d’engager la conversation mais cela fera peut-être l’objet d’autres articles dans d’autres revues ! C’est déjà bien complet et le chiffres 5 permet de rester synthétique. Bravo Myriam.
    J’aime terminer mon pitch en insistant sur le fait que sans l’engagement collectif le CMgr n’est pas l’homme providentiel qui va trouver les moyens de sécuriser une marge ou arrêter une dérive budgétaire! le contract management, et c’est certainement la beauté de ce métier, n’est efficace qu’avec l’adhésion de toute l’équipe autour d’une stratégie de gestion du contrat et un pilotage dynamique des risques et opportunités.

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