Un contrat d’Alliance pour donneur d’ordre économe et engagé

Un méga projet de construction

Nous sommes en 2011 en Afrique du Sud, en charge de la construction d’une centrale électrique considérable. A terminaison, ce sera la quatrième plus grande centrale de ce type dans le monde, quatre fois la taille d’une centrale nucléaire. Le contrat EPC est passé avec le client exploitant le service d’électricité national. Nous allons prochainement confier le montage électrique et mécanique à un entrepreneur local.

Ce sont des travaux complexes s’étalant sur cinq ans comprenant le montage de 3400 tonnes de tubes en acier délicat à souder. Il y a de nombreux équipements et lignes industrielles à installer. On a besoin d’une main-d’œuvre hautement qualifiée pour la soudure, le levage et le gréage. Le tout est assorti d’obligations de « local content » qui requièrent d’employer une part de main-d’œuvre locale. 

Un nouveau type de contractualisation, l’Alliance, fonctionne déjà bien pour des travaux identiques sur un projet voisin de taille équivalente en cours. Ce dispositif présente l’avantage de l’absence de réclamation de l’entrepreneur du montage, ce qui est remarquable malgré les problèmes courants constatés : 

  • Retards d’ingénierie (donneur d’ordre) ;
  • Retards de livraison d’équipements (fournisseurs) ; 
  • Retards d’accès au site (client) ;
  • Travaux supplémentaires.

De plus, on a observé que l’Alliance facilite la résolution des interfaces lors des travaux supplémentaires. Elle permet aussi de contenir les coûts et de conserver le contrôle direct de l’exécution.

Nous décidons donc de mettre également en place une Alliance pour notre montage. Ce dispositif étant particulier nous nous faisons assister par un consultant australien pour le mettre en place. L’Australie est en effet le pays où les Alliances de ce genre sont le plus répandues.

Une Alliance c’est quoi ? 

C’est un dispositif qui permet un partage d’expertise entre le donneur d’ordre et un entrepreneur, ne nécessitant pas de créer une société ou une JV. C’est une forme de dévolution des travaux qui est collaborative. Il y a tout de même un contrat, mais ce n’est pas une sous-traitance classique.

L’accord d’Alliance définit le cadre juridique entre le donneur d’ordre et l’entrepreneur « Partenaire », prévoyant notamment :

  • Mise en place d’équipes AMT (Alliance Management Team) de pilotage et ALT (Alliance Leadership Team) de direction ;
  • Clauses du contrat principal EPC reprises en « pass-through » ;
  • Approbation des travaux supplémentaires par l’ALT ;
  • Limite de responsabilité des parties ;
  • Différentes formes de résiliations avec préavis très court ;
  • Clause de révision des travaux en cas de dépassement du Coût Objectif, avec passage possible en contrat de sous-traitance standard.

Les aspects commerciaux sont cadrés avec des dispositions comme suit :

  • Définition d’un Coût Objectif ; 
  • Taux de frais généraux et de marge qui s’appliquent sur les coûts directs ;
  • Mécanisme de partage des gains (économies) et des pertes (surcoûts), en faveur du Partenaire à 30/70 pour les gains et 70/30 pour les pertes ;
  • Le Partenaire émet des situations mensuelles pour ses coûts directs, à accompagner de justificatifs de factures, éléments de paie, coûts réels calculés, etc. ;
  • Possibilité pour le donneur d’ordre de réaliser des audits ;
  • Partage gain/pertes supplémentaire selon des indicateurs KPI de qualité non liés aux coûts tels que la sécurité, la productivité, la satisfaction client, etc.

Pour que l’Alliance fonctionne bien il est crucial que les principes suivants soient respectés :

  1. Mettre l’accent sur les objectifs du projet
  2. Prendre les décisions à l’unanimité et rapidement
  3. Favoriser et valoriser l’innovation
  4. S’engager à réaliser le scope complet, sans « division » de scope
  5. Mettre en place une organisation ad hoc dédiée
  6. Allouer les positions selon les compétences, pas l’appartenance à l’une ou l’autre partie

On comprend donc que des facteurs de succès essentiels sont une communication très transparente et un excellent niveau de confiance entre les équipes respectives.

Résultat conforme aux attentes

Fin 2011 nous négocions et finalisons les derniers aspects de l’Alliance avec le partenaire entrepreneur et assistés par le consultant. En vérifiant l’état du marché, on constate qu’une sous-traitance classique mobiliserait 15% de main d’œuvre un plus et aurait un budget environ 11% plus élevé. C’est un premier bénéfice déjà engrangé pour l’Alliance.

En mars 2012 nous signons le contrat d’Alliance et mettons immédiatement en place les deux équipes AMT et ALT. Le chef de projet (donneur d’ordre) gère au quotidien l’équipe mixte de pilotage. L’organigramme est constitué avec des responsables fournis soit par nos soins, soit par le Partenaire, selon le mérite, l’expérience et la disponibilité. L’équipe de direction est, elle, constituée à parité du donneur d’ordre et du Partenaire. Un comité de pilotage examine la bonne marche des travaux une fois par mois.

Comme prévu, l’exécution est semée d’embûches. Mais le partenariat en place et l’esprit d’équipe que le chef de projet insuffle permettent d’aborder les problèmes conjointement et de les régler

Par exemple on constate au bout de quelques mois un manque de productivité. Les travaux n’avancent pas assez vite. Le chef de projet organise un atelier « avancement et productivité » pour analyser les problèmes d’absentéisme, de discipline, de qualité. Il en sort une feuille de route à trois mois avec des actions acceptées par toutes les parties. Cela permet de redresser la barre grâce à des mesures simples :

  • Ressources supplémentaires ;
  • Nouvelles manières de travailler ;
  • Meilleure logistique sur site ;
  • Reporting plus serré centré sur l’avancement et la productivité.

En conclusion moyennant une communication transparente, l’Alliance a permis de réaliser des travaux complexes, en respectant un budget serré, avec une collaboration constructive et sans réclamations. C’est une formule intéressante que l’on peut envisager dans certains cas en remplacement d’un contrat classique de construction.

Par Alain Méric, Directeur de projet

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